3 blunders die handelsbedrijven maken

Op deze website staan veel artikelen die gaan over eventuele fouten die gemaakt kunnen worden bij de implementatie van een ERP systeem. Wij hebben hier echter vooral gesproken over de voorbereidende fase waar bedrijven vaak te weinig zicht hebben op de eigen bedrijfsprocessen. Er zijn echter ook andere zaken waar groothandels op moeten letten wanneer ze een ERP implementeren. Hier geven wij drie veelgemaakte en ernstige fouten die gemaakt worden door handelsbedrijven:

Er worden fouten gemaakt in het “nummeren” van de voorraad

Veel bedrijven hebben meerdere leveranciers voor dezelfde producten. Dat is best slim, want als er leveringsproblemen zijn bij de ene leverancier betekent dit niet automatisch dat u het product niet meer kan leveren. Meerdere leveranciers van de dezelfde producten introduceert echter wel enige complexiteit binnen uw organisatie.

Zo geeft iedere leveranciers een eigen kenmerk mee aan het product; het wordt “genummerd”. Dit kan afwijken van dezelfde producten van een andere leverancier. Wanneer er meerdere leveranciers zijn kunnen er fouten worden gemaakt in de controle mechanismes van de beschikbare voorraden. In deze situatie kan het voorkomen dat uw ERP systeem een van de twee producten niet goed registreert. Het kan dan zijn dat uw ERP systeem doorgeeft dat er geen voorraad is van een bepaald product, terwijl dit niet het geval is (alleen de producten van één bepaalde leverancier zijn niet voorradig). Zorg dus dat het nieuwe ERP systeem de productkenmerken van de verschillende leveranciers allemaal op een juiste manier interpreteert.

Voorraden worden incorrect gecheckt.

Wanneer een ERP wordt ingevoerd en de producten in het magazijn worden geteld moet er u er voor zorgen dat dit correct en precies gebeurd. Als producten dubbel worden geteld en vervolgens in het ERP worden ingevoerd, dan zal u altijd een overschatting van de producten in uw magazijn hebben. Dit kan op termijn leiden tot leveringsproblemen.

Deze verkeerde data zal overigens worden gebruikt door het hele bedrijf. Dat is normaal gesproken een voordeel van ERP systemen omdat er dubbele invoer wordt voorkomen. Door het gebruik van één centrale database werkt iedereen met dezelfde data. Als deze data niet klopt betekent dit automatisch dat iedereen met de verkeerde data werkt. Het voorkomen van fouten leidt dan juist tot een vermenigvuldiging van dezelfde fout. Zo kan uw salesafdeling besluiten tot een extra saleseffort op producten waarvan ze denken te weten dat deze voorradig zijn. Het is dan extra pijnlijk als vervolgens blijkt dat het product niet geleverd kan worden.

Geen draagvlak gecreëerd in de organisatie.

Het is een van de meest belangrijke stappen bij een Erp implementatie en helaas wordt het vaak onderschat: draagvlak creëren binnen de organisatie. Een ERP implementatie is een bedrijfsbrede verandering waar vele stakeholders zijn. Denk hierbij aan:

Klanten

Zij profiteren als het goed is van juist gebruik van ERP. Bij mislukte implementaties kan er (door lange levertijden, slechte bereikbaarheid etc.) schade worden toegebracht aan klantrelaties.

Leveranciers

Veel van uw leveranciers zijn gewend aan een bepaalde manier van werken en dit kan veranderen door de implementatie van een ERP systeem. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het automatiseren van communicatie door de supply chain heen. Als uw leveranciers werken met Electronic Data Interchange (EDI) dan moet u weten welke EDI standaard uw ERP systeem moet ondersteunen.

Werknemers

Een van de grootste fouten die management kan maken is het project uitsluitend benaderen als een IT project. De implementatie heeft grote impact op de manier van werken door alle lagen van de organisatie. U heeft niets aan een systeem wat het management van prachtige rapportages voorziet als mensen op de werkvloer niet met het systeem overweg kunnen.

Zorg dat u met verschillende afdelingen en lagen binnen de organisatie contact heeft en houdt over de aanschaf van een ERP systeem. Zij zullen u vaak wijzen op mogelijke knelpunten waar u in de eerste instantie niet aan heeft gedacht. Wanneer iedereen zich betrokken voelt bij de aanschaf van een systeem zal de acceptatie ook veel beter verlopen.