5 Tips voor een succesvolle ERP implementatie
Zoals u waarschijnlijk door heeft gekregen na het lezen van artikelen op deze website is de implementatie van een ERP systeem zeer complex. Door de grote investering die zo een implementatie met zich mee brengt in termen van geld en energie kan een verkeerde implementatie verwoestend zijn voor uw bedrijf. Het is daarom verstandig om u goed voor te bereiden. Hieronder vindt u vijf tips die u op weg kunnen helpen naar een succesvolle ERP implementatie:
Tip 1: Plannen, plannen, plannen
Een van de meest voorkomende fouten die bedrijven maken is te weinig tijd nemen voor de implementatie van hun Enterprise Resource Planning systeem. Hoewel een positieve houding natuurlijk altijd goed is moet u er niet zo maar vanuit gaan dat alles op rolletjes zal gaan lopen. Wees realistisch in uw planning en zorg dat u zichzelf genoeg tijd verschaft om aan alle verwachtingen te kunnen voldoen.
Tip 2: Breek de implementatie in kleine onderdelen
Bij het aanmaken van uw implementatieplan moet u er voor zorgen dat het project wordt onderverdeeld werkbare delen. Verdeel het project in belangrijke fasen en deel vervolgens deze fases verder in stappen. Omdat elk onderdeel van het proces een succesvolle afronding van de vorige fase vereist, moet u ook goed nadenken over de volgorde van de fases. Dit is een andere reden om niet te optimistische deadline te stellen. Dit dwingt alleen maar om de aan de volgende fasen van het proces te beginnen voordat het team behoorlijk klaar is met de vorige stap.
Tip 3: Het selecteren van de juiste leidinggevende
Oké, nu is er dus een realistisch tijdschema en een goed plan voor de ERP implementatie opgesteld. Het is nu zaak dat er competente leidinggevenden worden gekozen om het project te leiden. Dit is wellicht de belangrijkste beslissing die u moet nemen bij een ERP implementatie. Vaak wanneer een ERP implementatie fout gaat, en deze op een rechtszaak uit draait is 9 van de 10 keer het argument van de leverancier dat zij niet genoeg steun hadden van capabele mensen en leidinggevende binnen het project. Een vlotte en efficiënte ERP implementatie vereist de nauwe samenwerking tussen consultants en de gebruikers. De teamleider is verantwoordelijk dat aan de wensen van de gebruikers binnen uw organisatie tegemoet wordt gekomen met het nieuwe ERP systeem. Het is overigens raadzaam om het implementatie project tot enige verantwoordelijkheid te maken van de teamleider. Dit is niet iets waar iemand part time mee bezig kan zijn.
Tip 4: Weet wat u wilt bereiken met ERP
Hoewel er veel voordeel kan worden behaald met ERP (dit hebben wij meerdere keren laten zien op deze website) blijft de implementatie een aanzienlijke investering. Deze investering is zowel financieel, organisatorisch als in tijd en energie van uw werknemers. Om verbeteringen op lange termijn mogelijk te maken voor uw bedrijf, moet u uw doelen nauwkeurig identificeren en te kwantificeren. Vergeet niet: hoe preciezer de eisen worden gedefinieerd hoe beter kan worden gemeten of een ERP een doelstelling heeft gehaald.
U kunt hierbij denken aan:
- Verminder de levertijd na bestelling gemiddeld met 20%.
- Breng de DSO terug met 10%
Tip 5: Evalueer in kleine stappen met alle betrokkenen
Eerder hadden wij al gesproken dat het raadzaam is om een grote ERP project op te delen in veel kleinere stukjes. Hieruit volgt dat u ook veel evaluatiemomenten inplant. Dit moet in ieder geval altijd voordat u aan een nieuwe stap begint in het project. Zorg dan dat uw leidinggevende met het team gaat evalueren zodat eventuele fouten of onregelmatigheden vroegtijdig kunnen worden opgespoord.
Ook kan dan de echte status van het project met de tijdsplanning worden vergeleken. Als er iets niet op schema loopt, kunt u direct achterhalen welke stappen vertraging hebben opgelopen en waarom. Regelmatige meetings tussen de projectleider, het management team en de leveranciers zal er ook voor zorgen dat de partijen elkaar niet de schuld geven. Hier hadden wij het ook al even kort over. Bij rechtszaken die voorvloeien uit mislukte implementaties wordt vaak de “blame game” gespeeld. Alle partijen geven elkaar de schuld van alles. Meestal blijkt echter dat de schuld van een vertraging of fout bij meerdere partijen ligt.