PoS software

Een point of sales, of POS, systeem is een computergestuurd kassasysteem wat veel uitgebreider is dan conventionele Electronic cash registers (ECR). Wat precies onder een POS systeem valt hangt een beetje af van het bedrijf waar wij het over hebben. Voor een kleine souvenirwinkel zou een POS systeem dus bestaan uit een computer, kassalade, barcode scanner, bon printer en de juiste POS-software. Een zakelijke dienstverleners, zoals een verfbedrijf, zou bijvoorbeeld zonder kassalade of een bon printer kunnen werken. Het makkelijk kunnen mailen van facturen zou dan echter wel handig kunnen zijn.

Een POS is dus niet geschikt voor ieder handelsbedrijf. Het is juist voor diegene die op een fysieke locatie producten verkopen aan zowel zakelijke als particuliere klanten. De meeste hardware van een POS draait op een Windowscomputer met een Touch screen en bar code scanner. Hoewel de hardware van een PoS systeem erg belangrijk is, willen wij het hier liever hebben over de software die het systeem gebruikt. De voordelen van een geïntegreerde POS module binnen een ERP gaan namelijk een stuk verder dan wanneer POS software op zichzelf gebruikt zou worden.

Integratie met CRM

Door uw PoS te integreren met uw CRM systeem heeft u altijd alle informatie van uw klanten paraat. Hierdoor kunt u uitgebreide profielen maken van uw klanten. Dit geeft erg veel voordelen. Zo kunt u met zogenaamde discount management ervoor zorgen dat de juiste klanten worden geattendeerd op de juiste aanbiedingen. De data die u verzameld met uw POS verrijkt op haar beurt weer de klantenprofielen. Zo weet u precies welke klant waar in geïnteresseerd is. Het lijkt voor de hand te liggen wat u hier mee kan doen: zeer specifieke marketingcampagnes opzetten. Zou het bijvoorbeeld niet handig zijn wanneer iemand constant koffie koopt om een korting te geven op de nieuwste smaken van Douwe Egberts of Nespresso? Zo krijgt u niet alleen de klanten naar de winkel maar kunt u uitstekend cross selling toepassen.

Voorkomen van dubbel werk

Wanneer de winkel een nieuwe levering van producten krijgt, dan worden zij ingevoerd in de PoS. Tot dat de producten verkocht worden blijven zij in dit systeem staan. Aan het einde van iedere dag/week/maand wordt een salesrapport gegenereerd welke door een medewerkers weer in het ERP systeem ingevoerd moet worden. Dat is tijdrovend, arbeidsintensief en u heeft altijd verouderde data waardoor u niet goed in kan schatten of u al opnieuw moet inkopen. Door een ERP met geïntegreerde PoS module te kiezen wordt alle data real time geüpdatet. Er is geen dubbele invoer van data wat fouten voorkomt en tijd bespaard. Wanneer een POS geïntegreerd is kan een ERP systeem data meegeven wanneer er een levering van producten is. Het POS laat het ERP weten wanneer een product is verkocht zodat het ERP direct rekening houdt met forecasting en inkopen van nieuwe goederen.

Verenigen van Online en Offline verkopen

Een voordeel wat vaak onvoldoende wordt benut door handelsbedrijven is da teen integratie van PoS met ERP uw online en offline activiteiten kan verenigen. Zo kunnen geavanceerde systemen updates in de product catalogus verzamelen en deze informatie naar uw online verkooppunten sturen. Denk hierbij aan uw webshop. Dit geld ook voor aanpassingen in prijzen en beschikbaarheid van producten. Zelfs zonder dat hier menselijk betrokkenheid voor is vereist, lukt het om de informatie overal op de juiste manier aan te passen.

De webshop is echter vaak niet het enige punt waar u online probeert uw producten af te zetten. Veel handelsbedrijven zijn actief op classified website zoals eBay, Amazon en Bol.com. Ook hier kan informatie over beschikbaarheid, prijzen en aanbiedingen automatisch worden doorgevoerd.

Alle productinformatie is natuurlijk wel. Als u zou willen, aanpasbaar. Zo kunt u zelf bepalen hoe de producten in uw online verkoopomgeving worden gepresenteerd. Dit kan natuurlijk erg verschillen van de gegevens die u in het ERP of POS systeem heeft staan. U kunt zich voor stellen dat in deze systemen de omschrijvingen van de producten veel minder commercieel zijn dat bij uw advertenties op bol.com of Amazon.